Imagina que ocurre una emergencia y tienes que salir de casa rápidamente. Puede ser una inundación, un terremoto, un incendio o cualquier otra situación que obligue a evacuar. Agarras tu celular, las llaves y a tu familia. Lo importante es ponerse a salvo y, en ese momento, nadie piensa en los documentos que quedaron dentro de la vivienda.
Pero horas después puede surgir una pregunta: ¿y ahora dónde está la póliza del seguro? ¿El DNI? ¿La receta médica? ¿El documento de la propiedad?
Una emergencia puede obligarnos a resolver trámites justo cuando tenemos menos tiempo y más preocupaciones. Por eso, una tarea sencilla que puedes hacer hoy es digitalizar documentos importantes de tu familia y guardarlos en un lugar seguro.
¿Por qué digitalizar documentos importantes?
Tener copias digitales puede facilitar el acceso a información que podrías necesitar después de una emergencia, especialmente si no puedes volver inmediatamente a tu vivienda.
La copia digital no reemplaza los documentos físicos cuando una institución exige el original. Su objetivo es contar con la información disponible y saber dónde encontrar los documentos que podrían necesitarse posteriormente.
¿Qué documentos conviene digitalizar?
1. Documentos de identidad.Ten una copia digital de los DNI de los integrantes de la familia y, si corresponde, de sus pasaportes u otros documentos de identidad.Una copia legible puede facilitar determinados trámites o procesos de identificación. Eso sí, recuerda que una copia digital no reemplaza el documento físico cuando una institución exige el original.
2. Información médica importante.Aquí vale la pena tener a la mano:
- Recetas e indicaciones médicas vigentes.
- Lista de medicamentos y dosis.
- Información sobre alergias.
- Diagnósticos o antecedentes médicos relevantes.
- Informes médicos que puedan ser necesarios.
Esto puede ser especialmente útil si alguien de la familia necesita medicación permanente o tiene un tratamiento que no puede interrumpirse. En una emergencia, tener esta información guardada puede ser mucho más fácil que intentar recordarla en medio de la preocupación.
3. Documentos de vivienda o propiedad. También puede ser útil tener copias digitales de documentos relacionados con la vivienda, como:
- Partida o título de propiedad.
- Escritura o contrato de compra.
- Documentos relacionados con la propiedad.
- Contrato de alquiler, si corresponde.
La idea no es reemplazar los originales, sino tener una copia disponible y saber dónde se encuentran los documentos físicos en caso de necesitarlos después de una emergencia.
4. Documentos financieros y legales.Dependiendo de cada familia, puede ser útil digitalizar documentos como contratos, documentos de préstamos, documentos de vehículos, poderes u otros documentos legales que puedan necesitarse posteriormente.No todas las familias necesitarán los mismos documentos. Lo importante es identificar cuáles podrían ser necesarios en caso de una emergencia y mantenerlos organizados.
5. Documentos familiares.También puede ser útil digitalizar documentos que acrediten información importante de los integrantes de la familia, como:
- Partidas de nacimiento.
- Partida de matrimonio, si corresponde.
- Documentos de filiación o tutela.
- Otros documentos familiares que puedan necesitarse para realizar algún trámite.
Tener estas copias organizadas puede facilitar algunos trámites posteriores, especialmente si los documentos originales quedaron dentro de la vivienda.
¿Cómo crear una carpeta digital?
No necesitas esperar a la próxima lluvia intensa. Puedes hacerlo en unos minutos.
Crea una carpeta llamada “Emergencia familiar” y organiza dentro tus documentos. Guárdala en un espacio digital seguro y, si es necesario, comparte el acceso con un familiar de confianza.
También puedes mantener una copia segura disponible sin conexión, por si durante una emergencia no tienes internet o electricidad.
Lo más importante es que al menos una persona de confianza sepa que esta información existe y dónde encontrarla.
Prepararse para una emergencia no significa solamente tener una mochila lista. También significa asegurarse de que, si mañana tienes que salir de casa rápidamente, la información que necesitas no se quede atrás.
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